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Tools für Selbstständige und Online-Worker

Als Selbstständige muss ich mich selber motivieren und organisieren, eine Aufgabe, die nicht immer ganz einfach ist. Ich bin deshalb auf kleine Helfer angewiesen, die mich dabei unterstützen, die Planung meiner Aufgaben, meine Finanzen und mein Zeitmanagement im Griff zu haben.

Mein Büro ist ziemlich mobil – oft arbeite ich im Home-Office, manchmal im Starbucks und diesen Text schreibe ich in meiner AirBnb-Wohnung in Nizza. Ich versuche deshalb, so weit als möglich digital und online zu arbeiten; mein physisches Büro beschränkt sich auf ein Macbook Air 11 Zoll, ein iPhone und einen Notizblock.

Natürlich bin ich auch für meine Arbeit auf verschiedene Tools angewiesen: Konzepte und Umsetzung von Website, Texte schreiben, Kommunikation mit Kunden.

Kommunikation

Gmail

Für mich ist Gmail von Google immer noch das beste Mailprogramm. Gratis gibt es Unmengen an Speicherplatz und ich komme nie in Verlegenheit, dass meine Mailbox voll ist. Dank Labels organisiere ich meine Mails, mit der Suchfunktion finde ich jedes Mail in Sekundenschnelle wieder. Auf meine Mails zugreifen kann ich von jedem Computer aus und auch auf dem Handy lässt mich die App nie im Stich.

Skype

Viele meiner Kunden sind auf Skype und bei Fragen kann ich sie unkompliziert anchatten. Umgekehrt bin ich über diesen Kanal auch für meine Kunden verfügbar. Damit ich nicht zu oft abgelenkt werde, halte ich es so, dass ich nur dann online bin, wenn ich auch angesprochen werden will. Stimmt die Internetverbindung, kann via Skype gratis telefoniert werden, mit oder ohne Video. Praktisch finde ich, dass in Skype während des Telefonats auch der Bildschirm geteilt werden kann, so kann ich jeweils direkt zeigen, von was ich spreche. Hat das Gegenüber kein Skype, kann ich via Skype auch auf ein herkömmliches Telefon anrufen.

Teamviewer

Wenn die Skype-Bildschirmübertragung nicht reicht, dann benutze ich Teamviewer. Eine kostenlose Version lässt sich für PC und Mac herunterladen und einfach installieren. Mit Teamviewer greife ich auf den Computer meines Gegenübers zu und nutze ihn unter der Beobachtung des Gegenübers wie meinen eigenen Rechner. Superpraktisch, wenn ich einem Kunden eine Funktion im CMS erklären will.

Mailchimp

Mit Mailchimp lassen sich Newsletter einfach erstellen und versenden. Bei bis zu 2000 Abonnenten ist die Verwendung kostenlos. Mailchimp überzeugt mich durch die vielen Möglichkeiten der Formatierung, die verständlichen Reports und die responsive Ansicht der Newsletter. Ein Anmeldeformular kann via Plug-In ganz einfach in WordPress eingebunden werden.

Websites

Hoststar

Seit Jahren hoste ich meine Websites bei Hoststar und hatte noch nie Probleme, auch wenn ich das günstigste Abo benutze. Für 5.90 CHF kann ich bis zu 30 Domains verwalten und habe 40GB Speicherplatz. Die Oberfläche für Datenbanken und die Bewirtschaftung von Domains sind sogar für Technik-Banausen wie mich verständlich.

WordPress

WordPress ist DAS Programm für die Erstellung von Blogs und Websites. Das Einrichten auf dem eigenen Server ist einfach, das Anlegen von Seiten und Beiträgen verständlich und auch für Anfänger geeignet. Super praktisch sind die diversen Plug-Ins, die es für WordPress gibt, ich nutze zum Beispiel ein Plug-In für eine Bildergalerie und eines für die Anbindung von Mailchimp. Wer nicht selber programmieren kann oder will, der findet für WordPress unzählige Designs, die als Themes bezeichnet werden. Ich arbeite mit jenen vom Elmastudio.

Jimdo

Jimdo ist ein Website-Baukasten, der es selbst blutigen Anfängern gestattet, eine eigene Website zu erstellen. Inhalte können ganz einfach auf der Website eingefügt werden, verschiedene Inhaltskomponenten helfen dabei. Über die Vorteile von Jimdo habe ich einen eigenen Blogpost geschrieben.

Axure

Axure ist mein allerliebstes Programm, denn damit erstelle ich Wireframes für digitale Plattformen und manchmal sogar kleine Gestaltungsaufgaben. Axure verfügt über eine grosse Auswahl an Inhaltskomponenten, die auf digitalen Plattformen normalerweise verwendet werden: Textabschnitte, Titel, Bilder, Buttons, Menüs u.v.m. Im Editor werden Farben und Schriften angepasst. Wenn ich möchte, kann ich auch Klickdummies basteln und die einzelnen Elemente miteinander verlinken.

Inhalte erstellen

Word

Viele finden, dass Word ungeeignet ist für das Erstellen von Texten – zu schlecht programmiert, zu viel Ablenkung, zu viel Formatierungsmöglichkeiten. Ich arbeite sehr gerne mit Word, gerade weil ich die Texte formatieren kann. Denn ich kann mir am besten vorstellen, wie ein Text wirkt, wenn ich schöne Titel setze, Wörter und Zeichen zählen kann. Auch wenn ich so nah am Text bin, dass ich nicht mehr sehe, ob er gut oder schlecht ist, hilft mir die Formatierung: Ich benutze für den ganzen Text eine Schriftart, die ich sonst nie brauche und schon sieht der Text für mich fremd aus und ich kann ihn mit Abstand durchlesen.

Woxikon

Gute Texte leben von Adjektiven. Damit ich nicht immer dieselben brauche, greife ich auf das Woxikon zurück, das mir für jedes Wort zahlreiche Synonyme liefert.

Duden

Der Duden ist ein schweres Buch, aber unverzichtbar für mich. Zum Glück kann ich vieles online nachschlagen und mich bei Unsicherheiten in Orthographie und Grammatik informieren.

Blindtext-Generator

Zwar finde ich, dass Blindtext so wenig wie möglich benutzt werden sollte, doch wenn ich einmal das berühmte Lorem Ipsum bemühen muss, dann benutze ich den Blindtext-Generator. Neben Lorem Ipsum stehen dort auch weitere Blindtexte zur Verfügung, u.a. Trapattonis legendäre Rede aus dem Jahr 1998, und Zeichenanzahl und Abschnitte können bestimmt werden.

Gimp

Für die Erstellung und Bearbeitung von Bildern setze ich auf Gimp. Zwar ist dieses Programm lange nicht so gut wie Photoshop, aber es ist kostenlos. Und wenn man mal verstanden hat, wie es funktioniert, sind einfache Tätigkeiten wie Grösse ändern, Texte in Bilder friemeln, Collagen basteln etc. auch nicht mehr schwer.

Planung und Zeitmanagement

Evernote

Ohne Evernote könnte ich nicht überleben! Alle meine Ideen und insbesondere die To-Do-Listen für jeden Tag lege ich in Evernote ab. Mein Konto wird laufend zwischen Handy und Desktop synchronisiert, so sehe ich auch unterwegs immer, was ich noch zu tun habe.

Harvest

In Harvest finden mein Timetracking und die Rechnungsstellung statt. Für jedes Projekt wird ein Eintrag in Harvest gemacht, und später kann ich dieses bei der Zeiterfassung einfach auswählen und mit Notizen schmücken. Geleistete Stunden integriere ich ganz einfach in die Rechnung, die ich als PDF generiere und so dem Kunden entweder digital oder per Snailmail schicken kann.
Dank Harvest weiss ich, welche Aufgaben wie viel Zeit brauchen und habe immer eine Übersicht, wie viel meiner Zeit ich produktiv nutze.

Google Kalender

Meine beruflichen Termine koordiniere ich im Google-Kalender, der auch mit meinem Handy synchronisiert ist. Dank verschiedenen Farben kann ich zwischen Kunden unterscheiden, die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass ich an Meetings pünktlich erscheine.

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